Descubra como otimizar processos administrativos na sua diocese

Em qualquer empresa, é grande a importância de organizar os processos administrativos. Nas igrejas, não poderia ser diferente! Neste post, veja algumas dicas para otimizar e fortalecer a administração da sua diocese!

Com a secularização, ou seja, com a separação entre o Estado e a Igreja, tudo passou a ser controlado de forma bem rígida. O Estado passou a não tomar mais como responsabilidade toda parte administrativa das igrejas e, assim, os padres tiveram que aprender rapidamente como administrar uma comunidade inteira para mantê-la de pé.

Mesmo sem o preparo necessário para tal, uma vez que durante os estudos no seminário não se tem uma disciplina de “introdução à administração”, os padres tiveram que assumir essa responsabilidade. Contudo, ao longo do tempo, viu-se necessária a ajuda de pessoas de fora que pudessem, ao lado do pároco, auxiliar nesse serviço de gestão de toda uma comunidade. 

A seguir, listamos algumas dicas para otimizar os processos e fortalecer a administração da sua diocese. Continue a leitura e confira! 

1 – Organização é tudo

Ter organização é o primeiro e, por isso, um indispensável passo para uma administração de excelência. Não há a mínima possibilidade de administrar algo que esteja bagunçado, com papéis e pastas jogados por todos os lados.

Por isso, tenha o cuidado de organizar a forma de concentrar as informações e documentos. Seja em caixas, pastas ou arquivos virtuais, separe-os por ordem de data, grau de importância, área etc. A forma, na verdade, não importa tanto. O essencial é encontrar uma maneira prática e simples de acessar esses materiais com agilidade sempre que necessário. 

2 – Estabeleça um conselho administrativo diocesano 

Esse conselho é formado por pessoas com o objetivo de planejar, determinando metas e meios para alcançá-las. 

Por isso, é importante que seus membros tenham um olhar aguçado para analisar os pontos fortes e fracos, as oportunidades e ameaças, além de conhecer, acompanhar e realizar controles da diocese. É um dos passos principais para que o corpo da igreja funcione de forma saudável. 

3 – Tenha um plano de contabilidade

O plano de contabilidade é um agrupamento de contas, despesas e receitas, previamente estabelecido para embasar os trabalhos da comunidade, as festas paroquiais e diocesanas, além de obras, gastos fixos e futuros da diocese. 

Controle é a palavra de ordem. Por isso, é muito importante anotar tudo que entra e sai, registrando em um livro da igreja ou, de forma digital. Fazer essa atualização diária é essencial para não deixar passar nada e ficar com as contas no vermelho ao final do mês, e o pior, sem sequer saber como. 

Leia também:

 - “Padre, como está o caixa da nossa paróquia?

4 – Mantenha a equipe alinhada 

 

A comunicação é um pilar fundamental em qualquer empresa. Dentro da Igreja não é diferente. Ter um bom entrosamento, estando alinhado com as demais pessoas que participam do processo administrativo, é fundamental para que todo o trabalho flua da melhor maneira possível. 

Usar de sistemas para fazer anotações, alinhar pontos importantes e criar grupos em redes sociais são boas opções nesse sentido. O WhatsApp, por exemplo, permite criar um grupo onde somente os líderes podem enviar mensagens, uma ótima solução para o compartilhamento de avisos e pautas relevantes que não exigem, necessariamente, uma resposta. Os e-mails e as agendas integradas também auxiliam bastante a comunicação. Vale pesquisar plataformas e aplicativos existentes e ver, na prática, qual é a que melhor atende às necessidades da sua equipe! 

Quer saber como formar a Pastoral do Dizimo? Confira as dicas!

5 – Planejar é preciso

O planejamento é um meio de estabelecer os objetivos e as responsabilidades da diocese, criando caminhos para a resolução deles.  Na gestão administrativa de uma comunidade, onde a verba vem dos fiéis por meio de dízimos e doações, ter um planejamento é a segurança para evitar apuros e dores de cabeça. 

Ele deve ser um norte para o que você precisa executar, evitando o desperdício de tempo, a ociosidade e, é claro, a improdutividade. Quer uma dica? Comece realizando planejamentos mensais ou trimestrais. Por meio de arquivos no computador ou, até mesmo em papel físico, revisitar e manter esse planejamento atualizado é também, outra etapa essencial e que não pode ser esquecida para que tenha efeito. 

Leia também:

 - 5 motivos para implantar um sistema de gestão administrativa na sua paróquia

6 – Aproveite a tecnologia 

A necessidade de acompanhar as evoluções tecnológicas não pode ficar restrita ao mundo secular. Na administração das igrejas, é muito importante avaliar e reconhecer os benefícios que tais avanços podem proporcionar.

Hoje em dia, aplicativos e plataformas foram desenvolvidos para facilitar e otimizar o dia a dia de quem trabalha a serviço da evangelização. O DízimoFiel, por exemplo, é um sistema criado pela Servo Fiel para modernizar os processos de gestão do recebimento do dízimo nas comunidades.


Por meio de uma “maquininha”, os fiéis que têm o costume de ir à missa ou à secretaria paroquial, mas nunca andam com dinheiro na carteira, podem realizar sua contribuição de forma muito simples. Além de facilitar o processo de pagamento, por meio de um processo transparente, é uma maneira de aumentar a confiança dos fiéis para com a igreja, gerando impacto positivo nos valores ofertados por eles.

E aí, preparado para otimizar os processos da sua diocese? No nosso blog, temos outros conteúdos que poderão fazer a diferença em sua comunidade! E, se surgiu interesse em conhecer melhor as soluções da Servo Fiel, clique aqui!  

Conheça o Case de Sucesso de uma paróquia que fortaleceu sua administração com a ServoFIel